5 slimme tips om tijd te besparen als drukke ondernemer

Als ondernemer weet je dat tijd je meest waardevolle bezit is. Met al het papierwerk, administratie en communicatie die erbij komen kijken, kan het een uitdaging zijn om ruimte te maken voor de kern van je bedrijf. Gelukkig zijn er manieren om je workflow te stroomlijnen, zodat je meer gedaan krijgt in minder tijd. In dit blog delen we vijf praktische tips die je helpen om efficiënter te werken en weer focus te vinden. Van automatisering tot slimme werkblokken en het uitbesteden van ondersteunende taken – zo krijg je controle over je agenda en kun je weer doen waar je goed in bent: bouwen aan je bedrijf.

1. Automatiseer waar mogelijk: van herinneringsmails tot facturatie

Repetitieve taken zoals het verzenden van herinneringsmails en terugkerende facturen kun je vaak eenvoudig automatiseren, zodat je hier geen omkijken meer naar hebt. Tools zoals Zapier en Microsoft Power Automate maken het mogelijk om verschillende systemen met elkaar te koppelen en workflows in te stellen die automatisch op elkaar aansluiten. Wil je jouw boekhouding verder automatiseren? Zenvoices en Exact Online zijn perfecte tools om je financiële administratie te automatiseren en efficiëntie te verhogen.

Tip: Stel een workflow in via Zapier om automatisch herinneringsmails te versturen naar klanten die maandelijks documenten moeten opsturen.

2. Werk met overzichtelijke takenlijsten en plan vooruit

Een duidelijke takenlijst helpt je om prioriteiten te stellen en overzicht te houden. Microsoft To Do en Planner zijn handige tools die vaak al onderdeel van je licentie zijn, waardoor je geen extra kosten hebt. Andere apps zoals ClickUp kunnen ook uitkomst bieden. Begin en eindig de dag met een korte evaluatie van je taken: wat moet echt vandaag, wat kan naar morgen of zelfs volgende week? In slechts vijf minuten creëer je een dagelijkse structuur die je rust en overzicht geeft. Dus start er gelijk mee!

Voordeel: Door vooruit te plannen, voorkom je onnodige stress en kun je je focussen op wat gedaan moet worden.

3. Plan blokuren voor gerichte focus

Blokuren zijn essentieel om afleiding te minimaliseren en taken efficiënt af te handelen. Door specifieke tijdsblokken in te plannen voor terugkerende of intensieve taken, creëer je structuur in je week en verhoog je je productiviteit. Zo kun je blokken reserveren voor het verwerken van inkomende mail, het bijwerken van de administratie, of een complexe taak die concentratie vraagt. Om afleiding te minimaliseren kan je dit het beste doen als je alleen in een ruimte werkt of bijvoorbeeld je collega’s vraagt om je niet te storen.

Praktische toepassingen: Stel je zelf de volgende vragen: Hoe vaak moet ik het doen? Hoe lang duurt het? Wanneer ben ik productief? In welke omgeving ben ik productief?

4. Gebruik sjablonen die je helpen, maar ruimte houden voor een persoonlijke touch

Sjablonen zijn een ideaal hulpmiddel om snel en gestructureerd te werken, zonder dat je belangrijke details vergeet. Gebruik sjablonen voor je veelgebruikte documenten en e-mails, maar houd ruimte over voor een persoonlijke touch als dat bij jou past. Door specifieke delen in het sjabloon te arceren, herinner je jezelf eraan om nog persoonlijke details in te voegen. Dit helpt je om elke e-mail of elk document professioneel en op maat te maken, zonder dat het koud of standaard aanvoelt, maar wel met alle benodigde informatie

Extra tip: Maak altijd aantekeningen bij je sjablonen, zodat je jezelf eraan herinnert om de nodige details toe te voegen. Zo heb je controle over de inhoud én zorg je dat het eindresultaat blijft aansluiten bij je stijl.

5. Besteed ondersteunende taken uit voor meer tijd en efficiëntie

Ondersteunende taken zoals administratie, personeelsbeheer en IT-ondersteuning nemen vaak veel tijd in beslag. Door deze taken uit te besteden aan een betrouwbare partner, kun je je werkdruk verlichten en de focus houden op de kern van je bedrijf. Uitbesteden betekent niet dat je de controle verliest. Sterker nog, een deskundige partner voert deze taken vaak sneller en nauwkeuriger uit, wat niet alleen tijd bespaart, maar op termijn ook kosten kan drukken. Goede communicatie en duidelijke afspraken zijn hierbij essentieel, zodat je de controle behoudt en het werk soepel verloopt. Overweeg ook om taken intern te herverdelen; wellicht heeft een collega bepaalde vaardigheden die zij kunnen benutten om je te ondersteunen.

Praktische toepassing: Heldere afspraken en communicatie zijn hierbij essentieel, of de taak nu intern of extern wordt uitgevoerd.

Met deze tips krijg je als ondernemer meer tijd en ruimte om te werken aan de groei van je bedrijf, door meer  efficiëntie en dezelfde (of hogere) kwaliteit.

Wil je meer weten over hoe StructuRijn kan helpen met automatiseringen, takenlijsten, blokuren, sjablonen en/of ondersteunen bij taken? Neem gerust contact met ons op – wij denken graag met je mee.